업무역량을 업그레이드시켜주는 업무 대화의 기술

우리는 회사생활을 하면서 여러 가지 유형으로 직장 상사에게 구두 보고하거나, 지나가면서도 툭툭 던지는 질문에 답하는 구두 보고하게 됩니다. 일 처리는 깔끔하게 잘해 놓고, 보고를 엉망으로 하는 경우 일 못하는 사람으로 낙인찍히는 경우가 많습니다. 최근 핸드폰, 컴퓨터에 익숙한 세대들이 회사생활에 어려움을 가지는 큰 이유인 업무 대화, 명확하고 간결하게 보고하는 것이 중요한데요. 다음은 구두보고할 때 주의해야 할 점입니다.

보고할 때 개인감정을 보태지 말 것

사람과 사람의 일이어서 감정이 섞일 수 있습니다. 하지만 주의해야 하는 건 업무보고 할 대상에 보고자의 감정이 섞인다면 전혀 다른 결과를 불러올 수 있는 경우가 많죠. 보고할 땐 있는 사실을 그대로 보고하고 우려되는 점이 있다면 추가로 본인의 개인 의견이라고 먼저 말하고 추가 설명하는 것이 좋습니다.

스무고개 하듯 말하지 말고 정리해서 보고하자

입에서 나오는 흐름대로 말했다가는 보고가 뒤죽박죽될 경우가 많습니다. 우리가 흔히 육하원칙에 따라 말하는 것이 보고의 기본이라고 하죠. 육하원칙을 꼭 따르진 않더라도, 동사만 말하는 경우가 많습니다. 예를 들어 “”품질 사고가 났는데요”부터 말하면, 보고 받는 사람과 스무고개를 하게 됩니다. 즉 언제 사고가 났는가, 누가 사고를 냈는가, 어디서 그랬고, 현장 조치는 어떻게 했는가, 등 보고받는 사람이 궁금한 게 한둘이 아니죠. 급한 대로 보고한다고 동사만 말했다가는 보고받기 힘든 사람으로 인식될 수 있으니 주의해야 합니다.

말끝을 흐리지 말자.

친구나 가족과 말하듯이 말끝을 흐리는 경우, 자신감이 부족해 보이고 무슨 말을 하는 건지 파악하기 힘듭니다. 명확하게 말끝을 정리하고 이어서 말할 것이 있다면 '아울러서~', '우려되는 점은~' 과 같은 단어로 전 단락에서 명확하게 끝맺은 말에 이어서 하는 것이 좋습니다.

절대 거짓말하지 말 것

업무를 진행할 때 진행하지 못하고 손도 못 댔는데 진행하고 있다고 거짓말하는 경우가 있습니다. 상급자에게 보고하는 당시에만, 그 상황만 모면하기 위해 거짓말을 한다면, 상사는 금세 알아차립니다. 그 상급자도 동일한 업무를 해봤고 업무에 능하기 때문에 추가 질문 몇 개만 더하더라도 파악하기 쉽죠. 거짓말을 하진 않는 건 업무보고를 할 때도 대인관계에서도 가장 중요한 일입니다.